Телефонная кабина или перегородка для рабочего стола: какое решение лучше обеспечивает конфиденциальность в офисах открытой планировки?

Начните с главного вопроса: какой тип конфиденциальности вы хотите обеспечить?

В открытом офисе «конфиденциальность» может означать две совершенно разные вещи. Иногда речь идет о визуальном разделении: люди не хотят, чтобы экраны, документы или язык тела были видны всем находящимся поблизости. В других случаях речь идет об акустической конфиденциальности: звонки, конфиденциальные разговоры и сосредоточенная работа должны быть защищены от окружающего шума и случайного подслушивания.

Это различие важно, поскольку настольная перегородка и Phone Booth решают разные задачи. Перегородка помогает обозначить личное пространство и уменьшить количество отвлекающих факторов на рабочем месте. Phone Booth — более подходящий вариант, когда сотрудникам необходимо место для конфиденциальных звонков, видеовстреч, разговоров один на один или сосредоточенной работы, которую нельзя прерывать каждые несколько минут.

Когда достаточно настольной перегородки?

Настольной перегородки достаточно, когда основная проблема заключается в отвлечении из-за прямой видимости, а не в обеспечении полной конфиденциальности. Если ваши команды в основном выполняют стандартные внутренние задачи, открыто взаимодействуют и просто нуждаются в более спокойной рабочей обстановке, перегородки могут повысить комфорт без существенного изменения планировки офиса.

Они особенно практичны, когда:

• Сотрудники проводят за рабочими столами большую часть рабочего времени.
• Звонки короткие и не являются конфиденциальными.
• Необходимо недорогое решение с широким охватом для большой офисной площади.
• Цель заключается в снижении отвлекающих факторов, а не в создании полностью изолированного личного пространства.

Перегородки не обеспечивают надежную защиту от распространения речи по открытому офисному пространству. В зависимости от материалов и высоты они могут уменьшать часть фонового шума, но не создают надежный барьер для разговоров с сотрудниками отдела кадров, финансовых звонков, юридических обсуждений или видеовстреч с клиентами.

В каких случаях Phone Booth явно превосходит перегородки?

Phone Booth выигрывает, когда конфиденциальность имеет непосредственное значение для бизнеса. Обычно это означает одно из трех: обсуждается конфиденциальная информация, потеря концентрации обходится дорого или в офисе слишком сильно распространяется шум от звонков и неформальных встреч.

Для корпоративных покупателей наиболее очевидны следующие варианты использования:

• Команды продаж, закупок, юридического отдела, отдела кадров, финансового отдела или руководства ведут конфиденциальные разговоры.
• Гибридный формат работы увеличил количество видеозвонков в офисе.
• Руководители хотят сохранить взаимодействие в открытой зоне, но при этом иметь контролируемые места для сосредоточенной работы и конфиденциальных встреч.
• Сотрудники бронируют переговорные комнаты только для того, чтобы провести 20-минутный звонок.

В таких случаях не следует рассматривать сравнение как «перегородка против кабины», словно эти решения всегда взаимозаменяемы. Лучше спросить себя, нужна ли вам конфиденциальность за рабочим столом или конфиденциальность вдали от рабочего стола. Как только речь заходит о конфиденциальных разговорах, кабина становится более подходящим решением.

Что следует сравнивать лицам, принимающим решения, помимо цены?

Решения о закупках часто оказываются ошибочными, когда покупатели сравнивают только стоимость единицы продукции. Полезнее проводить операционное сравнение: какую проблему решает каждый продукт и какие затраты сохраняются после установки?

Именно на этот последний пункт покупателям следует обратить внимание. Более дешевое решение не является дешевым, если оно не устраняет проблему конфиденциальности и заставляет команды продолжать занимать официальные переговорные комнаты.

Как определить, действительно ли Phone Booth достаточно эффективен?

Не ограничивайтесь внешним видом. Кабина, которая выглядит премиально, но плохо работает, превращается в офисную мебель с дверью. Проверьте измеряемые акустические характеристики, вентиляцию, доступ к электропитанию, освещение и соответствие кабины предполагаемому количеству пользователей.

Практический пример — TB-M-2 2-4 Person Office Pod. Она предназначена для сосредоточенной работы и конфиденциальных встреч и оснащена системой заявленного снижения уровня шума на 28-30 dB, ламинированным звуконепроницаемым закаленным стеклом, полиуретановой звукоизоляцией, звукопоглощающими панелями, системой воздухообмена, встроенными розетками и сенсорным управлением скоростью вентиляции и регулировкой яркости. Для покупателей, сравнивающих закрытые решения, именно эти характеристики важнее одной лишь внешней отделки.

Также проверьте сопроводительную документацию. Если поставщик ссылается на результаты испытаний, запросите фактический отчет и убедитесь, что именно проверялось: акустические характеристики, использованный метод испытаний и соответствие результата конфигурации кабины, которую вы приобретаете. Отчет от SGS или Института акустики Китайской академии наук может иметь значение, но полезно изучить сам документ, а не только логотип в брошюре.

Занимает ли кабина слишком много места по сравнению с перегородками?

Иногда да, но обычно этот вопрос рассматривают слишком узко. Перегородки распределяются между множеством рабочих столов, тогда как кабина концентрирует конфиденциальность в меньшем количестве специально предназначенных пространств. Правильное сравнение заключается не только в площади в квадратных метрах. Важно учитывать уровень конфиденциальности на квадратный метр.

Если в вашем офисе часто возникают ситуации, когда звонки невозможно разместить в предназначенных для них местах, одна удачно расположенная кабина может снизить шумовую нагрузку на всю открытую зону. Модель для 2-4 человек с внешними габаритами W2200 mm × D1320 mm × H2300 mm занимает определенную площадь, но также может заменить постоянное использование больших конференц-залов для коротких конфиденциальных разговоров. В активно работающих гибридных офисах такой компромисс часто оказывается в пользу кабины.

Стоит ли приобрести оба решения?

Во многих офисах — да. Обычно это наиболее сбалансированный подход при смешанных форматах работы. Перегородки могут повысить повседневный комфорт широкого круга сотрудников за рабочими столами, а меньшее количество модулей Phone Booth будет использоваться для задач, требующих настоящего разделения пространства.

Распространенная ошибка — пытаться заставить один продукт решать все задачи. В результате перегородки критикуют за недостаточную конфиденциальность, а кабины — за то, что их закупили в слишком малом количестве для фактического спроса. Подбирайте тип продукта с учетом моделей поведения, а не только бюджетных категорий.

Какие ошибки при покупке встречаются чаще всего?

В проектах открытых офисов регулярно повторяются три ошибки.

1. Сначала выбирают по эстетике. Четкие линии важны, но именно акустическая конфиденциальность, воздухообмен, освещение и доступ к электропитанию определяют, будут ли сотрудники действительно пользоваться пространством.
2. Игнорируют особенности использования. Если в офисе звонки идут один за другим, перегородки не решат проблему, на которую жалуются сотрудники.
3. Не планируют возможное перемещение. Модульные кабины с мобильными элементами, например регулируемыми роликами, может быть проще адаптировать при перемещении команд или изменении планировки.

Есть и еще один важный момент: если кабина предназначена для длительных сеансов работы, проверьте удобство использования внутреннего пространства. Сиденье, поверхность стола, задержка выключения освещения и вентиляция влияют на то, насколько хорошо кабина подходит для пятиминутного звонка или 45-минутной рабочей сессии.

Как быстрее всего сделать правильный выбор?

В течение одной недели проведите аудит офиса и отслеживайте только три показателя: где проходят конфиденциальные звонки, как часто переговорные комнаты используются одним или двумя людьми и какие команды сообщают о снижении производительности из-за шума. Это позволит быстро получить обоснованный ответ.

Если в основном наблюдается отвлечение из-за визуальных факторов за рабочими столами, начните с перегородок. Если основными проблемами являются конфиденциальность разговоров, распространение звука от звонков и потеря концентрации, начните с Phone Booth. Если проявляются обе модели, разделите бюджет и решите каждую проблему с помощью продукта, предназначенного для нее. Обычно это наиболее обоснованное решение для финансового отдела, службы эксплуатации и сотрудников, которым каждый день приходится работать в этом пространстве.